La gestión de la empresa familiar: al buen paso, darle prisa.

Four business people working in office

La gestión de la empresa familiar: al buen paso, darle prisa.

José Mario Rizo Rivas

Es muy común como tan grave el error el de empezar una empresa sin análisis estratégico o por lo menos un plan de negocios, que les marque el rumbo correcto y les salve de la muerte prematura a la que las empresas jóvenes parecen estar predestinadas, ya que se sabe que por lo general mueren en sus dos primeros años de vida.

Cometer errores es una característica natural del ser humano. Y aunque la crítica resulta una reacción natural ante esta situación, en realidad aumenta el problema en vez de solucionarlo. Está comprobado que los planteamientos positivos siempre serán los mejores ante cualquier adversidad.

Es común que en los negocios haya malos resultados, ya sea como consecuencia de una mala administración, factores propios del mercado, por la configuración de condiciones macroeconómicas existentes, entre otros.

Ante estas dificultades, el ser humano trata de realizar acciones para mantener el barco a flote; sin embargo, muchas veces se descuidan áreas de vital importancia. Esta omisión contribuye más a la pérdida del rumbo, el hundimiento del negocio y, en ocasiones, a la pérdida de la estabilidad personal.

Algunos de los errores comunes, que a veces comete la dirección o los dueños de una empresa en tiempos difíciles, son:

1. Falta de planeación. Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeación. Solucionan las cosas según se presentan sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento de la empresa.

Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en el negocio, y cómo se plantea alcanzarlo. Para ello debes contestar con sinceridad: ¿por qué creo que habrán de darse las ventas?, ¿qué elementos tengo para que esas ventas se den?, ¿la situación del mercado es ideal para lograrlo?, ¿es el momento adecuado para vender u ofrecer esos productos o servicios? ¿Cómo vas optimizar los costos y gastos para obtener la utilidad deseada? ¿De dónde vas obtener los recursos que demanda el crecimiento de las operaciones?

2. No identificar y evaluar los riesgos del negocio. Las compañías deben hacer una valoración de riesgos estructurada y una lista de acciones para identificarlos, prevenirlos, evaluarlos y administrarlos para disminuir el impacto en caso de que se materialicen. La valoración y administración de riesgos tiene el papel principal en la prevención, ya que reduce la probabilidad de ocurrencia. A menudo, un solo evento puede ser suficiente para ocasionar el cierre de la firma o ponerla en serios problemas de operación o financieros.

3. Ausencia de controles. Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu empresa familiar. Hay que tener control de gastos, control de ventas, control de inventarios, control de cuentas por cobrar, control de producción, etcétera. Así como tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación legal, contable y fiscal en regla de la sociedad.

4. No reconocer lo que sabe, ni conocer a quién sabe lo que uno no sabe. Nadie lo sabe todo. Son muchas las empresas familiares que fracasan debido a la incompetencia del fundador para llevar las riendas del negocio. Por eso, es imprescindible que los empresarios familiares se rodeen de consejeros y mentores que le nutran para convertirse en un mejor líder. Al recurrir a la asesoría de expertos puede evaluarse qué tan preparado se está para dirigir una organización y se reciben diferentes puntos de vista para el mejor rendimiento del negocio; está bien no ser experto de todos los puntos de tu negocio.

5. Dejar de actuar como si el negocio fuese siempre joven. Cuando se actúa con precaución, se evita tomar decisiones desesperadas, pero se incita a la determinación oportuna. No caigas en los extremos, es decir, evalúa los ries-gos y toma decisiones en función de los mismos. Reconsidera, también presupuestos y proyectos, olvídate de las oficinas de lujo, de los carros más rápidos y de los gastos gordos. Reduce los gastos al mínimo y busca esquemas de financiamiento con proveedores y bancos para que puedas hacer frente a eventuales dificultados de pago por parte de tus clientes. Acuérdate de cuando tu cartera era la vitalidad de tu empresa. Practica y perfecciona el arte de la frugalidad, observa cada peso y comprueba tres veces cada uso de efectivo. Mantén bajos costos operativos y administra el flujo de efectivo de tu empresa eficazmente.

6. No hacer tiempo para el equipo. Es muy fácil que los líderes queden atrapados en su propia carga de trabajo y, entonces, dejan de estar disponibles para todo el equipo, ya sea socios, accionistas, colaboradores, gerentes, entre otros. A veces, los líderes nos olvidamos del motor de la empresa: la gente. Si usted no está disponible cuando le necesiten, su gente no tendrá mucha idea de lo que deberá hacer, por muy estandarizado que los procesos de su compañía sean. Evitemos bloquear nuestro horario para nuestra gente y, aprendamos a escuchar activamente las necesidades de nuestro equipo. Es bueno siempre tener en mente que una vez que estás en un papel de gestión, el equipo debe de estar primero- esto es, en el fondo, de lo que se trata un buen liderazgo.

7. Manos libres. Si aterrizamos este concepto a un caso de la vida real es probable que se entienda mucho mejor. Imaginemos, por un momento, que algún miembro de nuestro equipo justo terminó un proyecto importantísimo. El problema es que no entendió las especificaciones del mismo, y usted, como líder, no estuvo muy al tanto de lo que se estaba haciendo. Ahora el proyecto está incorrectamente terminado, y debe de explicarlo a un cliente enojado.

El extremo de la ecuación está en la “micro gestión”, y es verdaderamente entendible que muchos líderes eviten este tipo de apoyo a su equipo, pero tampoco es bueno evitar ensuciarse las manos con nuestro equipo.

8. No delegar. Algunos líderes no delegan actividades o decisiones, porque temen que nadie más allá de ellos pueda tomar medidas adecuadas para el beneficio de la organización. Esto puede causar cuellos de botella alrededor de sus actividades, sin mencionar el estrés y la fatiga continua sin ver resultados certeros. Una vez que se aprende a delegar tareas y decisiones, puede tenerse el tiempo para enfocarse en una visión más amplia.

9. Negar la realidad. Si existe una crisis o cambio en la economía y no has sentido sus efectos, eso no significa que no los vayas a sufrir. Debes estar preparado y consciente de la susceptibilidad de tu negocio. Así podrás enfrentar mejor las dificultades aun cuando no te vaya a afectar de manera directa.

10. No prestar atención a indicadores externos. Dada la dinámica actual de la economía se deben seguir muy de cerca todos los indicadores macroeconómicos que pudieran afectar tu negocio; en estos tiempos, un país mediterráneo en crisis puede sacudir a un continente y afectar un negocio en el Pacífico mexicano. Debes estar alerta a las tendencias del mercado, la introducción de nuevos productos y nuevos hábitos de consumo.

11. Falta de atención a indicadores internos. No sólo debes estar al tanto del exterior; en ocasiones los golpes más duros vienen del interior mismo de tu negocio. ¿El ritmo de las ventas es el esperado? ¿Tu margen de utilidad está bajando? Si descuidas estos indicadores, tu empresa podría enfrentar problemas de liquidez y posiblemente de negocio en marcha.

12. No contemplar situaciones alternativas. Debes contemplar los distintos escenarios a los que podrá enfrentarse tu negocio durante y después de las dificultades económicas o cambios, aun cuando no se tenga una crisis. Así, con base en el número de escenarios, deberás plantear diferentes formas de enfrentar cada situación.

13. No reconsiderar presupuestos y proyectos. Aunque ya tengas un presupuesto y diferentes proyectos en marcha, vuelve a replantearlos; reduce los gastos al mínimo, y busca esquemas de financiamiento con proveedores y bancos para que puedas hacer frente a eventuales dificultades de pago por parte de tus clientes.

14. Hacer recortes de personal, inversiones y gastos. Generalmente en tiempos difíciles se toman las decisiones de recortar personal, inversiones y gastos (principalmente los de publicidad, ventas, marketing, asesoría y capacitación) sin ningún análisis previo y sin considerar que en muchas ocasiones son los generadores de los ingresos, que a su vez generan las utilidades de las empresas. Por ello, es importante analizar qué recursos deben de ser asignados y en qué actividades estratégicas rendirán mejores frutos dentro de la organización.

15. Mala previsión financiera. Con más frecuencia de lo que se cree, los empresarios caen en la trampa de la mala planeación financiera porque no determinaron con anticipación los fondos necesarios para poner en marcha el negocio y cómo van a obtener el capital. Por ello, hay que definir previamente la estructura financiera de la empresa y hacer una previsión de su rentabilidad a mediano plazo y largo plazo.

No es aconsejable centrarse solamente en anticipar las inversiones de activo fijo. Contempla también los gastos de capital de trabajo y posibles gastos derivados de oportunidades que te brinda el mercado, como un descuento especial por pago anticipado o la compra con

descuentos por pago de contado.

16. Centralizar el poder. Se estima que por cada diez empresas que se crean en primera generación, sólo una llegará a la tercera generación, es decir que difícilmente una empresa familiar que inicia operaciones, va a ser administrada al paso del tiempo por los nietos.

Es aconsejable tomar en cuenta conflictos relacionados con la autoridad, el manejo de los recursos, los planes de compensación, el valor del trabajo y la sucesión que, sumados a cuestiones emocionales, hacen que el negocio familiar que no se administre adecuadamente pueda convertirse en un serio problema para la familia.

Se recomienda establecer reglas jurídicas y morales, para descentralizar el poder y buscar la profesionalización de la firma familiar.

Conseguir que la organización tenga vida propia, que no dependa de una o dos personas y esto significa construir órganos de gobierno que garanticen la capacidad de los nuevos propietarios conforme se incorporen y la disposición de esos dueños a cuidar la institución tanto como lo hizo el fundador.

No perder de vista estos puntos en tu plan de acción para enfrentar las situaciones difíciles o cambios generados por la crisis, ayudará a que tu negocio familiar salga mejor librado de las dificultades y tenga la posibilidad, inclusive, de salir fortalecido y de permanecer y trascender de generación en generación.

“El hombre que ha cometido un error y no lo corrige comete otro error mayor”.

Confucio

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